ISO 9001 là một phần của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 - một bộ tiêu chuẩn quốc tế được ban hành bởi Tổ chức ISO với mục tiêu giúp các tổ chức xây dựng và vận hành hệ thống quản lý hệ thống chất lượng đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp đến khách hàng và được thế giới áp dụng cho các doanh nghiệp và các cơ quan chính quyền.
Trước cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng chung của thế giới. Chương trình cải cách hành chính của Chính phủ đã hướng đến việc triển khai Chính phủ điện tử, chuyển đổi số… Đặc biệt, trong Nghị quyết của Chính phủ về Chính phủ điện tử cũng nêu rõ, phải gắn chặt công nghệ thông tin với hoàn thiện chính sách và thực tiễn hành chính, các nhiệm vụ, giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh, cải thiện môi trường kinh doanh; triển khai và kết hợp công nghệ thông tin ứng dụng với Hệ thống quản lý chất lượng nhằm cải cách nền hành chính và hệ thống hóa quy trình xử lý công việc hợp lý, khoa học, hiện đại, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn và quy định của pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý điều hành và cung cấp dịch vụ công.
Tại Sở Ngoại vụ Hải Phòng, việc áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001:2015 (Hệ thống QLCL) được xác định là nhiệm vụ trọng tâm trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý và cung cấp dịch vụ công. Theo đó, hệ thống quản lý chất lượng và danh mục thủ tục hành chính được công bố và triển khai nghiêm túc, đồng bộ, khoa học tới từng phòng, đơn vị; tăng cường trách nhiệm của Trưởng các bộ phận trong công tác chuyên môn và quản lý điều hành. Bên cạnh đó, việc ban hành văn bản, quy trình thuộc hệ thống, kế hoạch được triển khai kịp thời, khoa học, công khai, minh bạch; công tác đào tạo, bồi dưỡng được triển khai thường xuyên; kế hoạch kiểm tra, đánh giá nội bộ được thực hiện thường xuyên nhằm luôn cải tiến để quản lý và vận hành hệ thống đạt hiệu quả cao nhất.
Theo Quyết định số 1238/QĐ-CT ngày 05/5/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố công bố Danh mục thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực ngoại vụ gồm 2 Thủ tục hành chính: (1) Cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và (2) Chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự. Bên cạnh đó, nhiều qui trình xử lý, giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan được triển khai nhằm tạo nề nếp, nâng cao hiệu quả thực thi công việc, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, phòng, đơn vị như: công tác quản lý báo chí nước ngoài, công tác lãnh sự, công tác người Việt Nam ở nước ngoài; quản lý đoàn ra, đoàn vào; triển khai ký kết thỏa thuận hợp tác quốc tế; quản lý giấy phép và đăng ký hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài…
Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức và mang lại hiệu quả như sau:
Thứ nhất, tạo ra các quá trình thực hiện công việc thủ tục hành chính công một cách rõ ràng: Từ khâu tiếp nhận hồ sơ và chuyển đến các phòng chuyên môn theo một quy trình chuẩn kèm theo tiến độ của các hạng mục hoàn thành về mặt thời gian giúp cho cơ quan quản lý nắm bắt được các công việc ách tắc từ đó đưa ra hướng giải quyết triệt để. Mặt khác, giúp cho cán bộ, công chức biết thời gian và chủ động hoàn thành hồ sơ của mình, hạn chế việc trực tiếp giao dịch với phòng, ban chuyên môn và ngăn ngừa phát sinh những tiêu cực không đáng có.
Thứ hai, tạo cho lãnh đạo các phòng chuyên môn và cán bộ thực hiện những quy trình tài liệu rõ rang và giảm bớt các thủ tục giấy tờ để cán bộ thực hiện theo đúng quy trình, từ đó tạo ra sự chuyên nghiệp trong quá trình xử lý các công việc. Hồ sơ được lưu trữ khoa học, hợp lý, dễ tra cứu.
Thứ ba, thuận tiện để lãnh đạo kiểm soát mục tiêu, đánh giá chất lượng công việc nội bộ của phòng chuyên môn và từng cán bộ, công chức của cơ quan, từ đó đánh giá hiệu quả việc triển khai mục tiêu này.
Thứ tư, tạo ra cách thức xử lý những vấn đề phát sinh, những vấn đề không phù hợp hoặc những phản ánh của khách hàng là các cá nhân/tổ chức và cách thức xử lý để đảm bảo các vấn đề này được công khai minh bạch và mọi người nắm bắt được các yêu cầu. Giúp việc nhận diện và kiểm soát tốt các rủi ro nhằm đưa ra các định hướng chiến lược phù hợp cho từng giai đoạn.
Thứ năm, Hệ thống QLCL với các quy trình nghiệp vụ và các quy trình quản lý một cách rõ ràng tránh mất thời gian cho việc nghiên cứu và học hỏi, đặc biệt là với cán bộ mới.
Thứ sáu, giúp cho cơ quan hành chính cập nhật được những yêu cầu của pháp luật mới ban hành hoặc sửa đổi và điều chỉnh các quy trình thực tiễn đem lại sự công bằng cho cán bộ thực hiện; minh bạch đối với người dân/tổ chức và đúng pháp luật.
Qua thời gian dài áp dụng cho thấy Hệ thống QLCL ISO đã giúp hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công được nâng cao rõ rệt; từng bước tạo được lòng tin và sự hài lòng của công dân, tổ chức khi tới làm việc tại cơ quan Sở Ngoại vụ. Do vậy việc áp dụng và liên tục cải tiến Hệ thống QLCL trong hoạt động quản lý nhà nước phục vụ các tổ chức, cá nhân là việc cần làm thường xuyên nhằm mang lại hiệu quả thiết thực, phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch, đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế thế giới, hỗ trợ đắc lực cho chương trình cải cách hành chính của Chính phủ./.