Xác định công tác cải cách hành chính là nhiệm vụ quan trọng của thành phố và của cơ quan, Sở Ngoại vụ đã và đang từng bước đổi mới các nội dung, hình thức thực hiện, đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực quản lý. Cụ thể, Sở chú trọng thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác cải cách hành chính và kiểm soát thủ tục hành chính như: công tác chỉ đạo, điều hành, tuyên truyền; cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông; xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; cải cách tài chính công; hiện đại hóa nền hành chính nhà nước. Đây là những nội dung mang tính chất thường xuyên, được thực hiện xuyên suốt tại cơ quan Sở Ngoại vụ nhằm hướng tới phục vụ người dân ngày một tốt hơn.
Năm 2022, công tác cải cách hành chính tại Sở đã được cụ thể hóa tại Kế hoạch số 01/KH-NV ngày 07/01/2022 với các nhiệm vụ cải cách hành chính (CCHC) được phân định cụ thể, rõ ràng, có kết quả đầu ra, gắn với thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn. Tăng cường trách nhiệm của trưởng các phòng, đơn vị trong việc triển khai công tác CCHC gắn với công tác chuyên môn. Tăng cường tuyên truyền sâu rộng và được các phòng triển khai thực hiện một cách hiệu quả, tạo nên những chuyển biến tích cực trong nhận thức và hành động của đội ngũ công chức, viên chức, người dân về vị trí, tầm quan trọng của CCHC.
Đẩy mạnh đối thoại và công khai, minh bạch các kế hoạch, chương trình, nội dung hoạt động cải cách hành chính ở cơ quan để thực hiện tốt dân chủ ở cơ sở thông qua các cuộc họp, giao ban, chào cờ hàng tuần và các cuộc sinh hoạt của các tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể. Đa dạng các kênh thông tin tiếp nhận thông tin, ý kiến phản ánh của người dân, doanh nghiệp. Công tác thông tin, báo cáo CCHC được thực hiện định kỳ, đột xuất, đảm bảo chất lượng, đúng thời hạn, nội dung yêu cầu.
Công tác cải cách thể chế, cải cách thủ tục hành chính (TTHC) và thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, tiếp công dân, xử lý đơn thư có nhiều chuyển biến tích cực, giảm thời gian thực hiện các thủ tục hành chính. Với việc triển khai đồng bộ các giải pháp nhằm đẩy mạnh cải cách TTHC đã tạo nhiều thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc thực hiện các TTHC. Trong năm 2022, Sở Ngoại vụ đã tiếp nhận và trả kết quả cho 116 hồ sơ TTHC với 100% hồ sơ được giải quyết sớm hạn, đúng hạn và không có hồ sơ quá hạn, không có phản ánh kiến nghị của tổ chức, cá nhân về quy định hành chính, thủ tục hành chính. Bên cạnh đó, Sở đã công bố và áp dụng thí điểm chỉ tiếp nhận, xử lý hồ sơ đối với đối với thủ tục hành chính “Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố” bằng hình thức trực tuyến trong 02 ngày/tuần (Thứ 5 và Thứ 6) từ ngày 01/6/2022.
(Người dân làm việc tại Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ)
Ngoài ra, Sở Ngoại vụ còn đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số vào hoạt động của cơ quan, sử dụng mạng LAN, mạng Internet, mạng truyền số liệu chuyên dùng, hộp thư điện tử công vụ, chữ ký số,… trong chỉ đạo, điều hành trao đổi công việc. Đã thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực đang được cơ quan quản lý, lưu trữ bằng bản giấy và chuyển sang bản điện tử bằng hình thức số hóa từ giai đoạn 2017 trở về đây.
(Cán bộ Sở Ngoại vụ đang thực hiện việc chuyển đổi số tại cơ quan)
Các quy trình công việc được cụ thể hóa giúp đảm bảo tính chặt chẽ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, quản lý nội bộ tại đơn vị. Việc duy trì, áp dụng, cải tiến ISO 9001:2015 trong việc triển khai các TTHC kết hợp với việc tiếp nhận, xử lý những phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức kịp thời, đúng quy định làm tăng hiệu quả trong công tác kiểm soát TTHC. Thực hiện hiệu quả quy định về công khai đường dây nóng gồm: số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của Giám đốc Sở, Trưởng bộ phận Tiếp nhận hồ sở và trả kết quả theo cơ chế một cửa Sở Ngoại vụ; công khai bảng tiếp nhận xử lý phản ảnh, kiến nghị đối với quy định hành chính thuộc thẩm quyền. Qua đó đã góp phần nâng cao sự hài lòng của tổ chức, công dân đến làm việc tại Sở Ngoại vụ.
Từ những kết quả đạt được nêu trên, năm 2022, Sở Ngoại vụ đã vượt một bậc so với năm 2021 trong thứ hạng xếp chỉ số CCHC khối các sở, ngành với thứ hạng 3/20 cơ quan, đạt tỷ lệ 92,78%. Điều đó thể hiện, sự quyết liệt trong công tác chỉ đạo điều hành, lãnh đạo Sở với sự đồng lòng, quyết tâm của cán bộ, công chức trong việc hướng tới sự hài lòng của người dân, tổ chức. Đồng thời, tập trung cao cho công tác tuyên truyền, áp dụng nhiều sáng kiến, mô hình, cách làm mới trong triển khai thực hiện các nội dung CCHC đã góp phần phát huy được những kết quả đạt được trong công tác CCHC của đơn vị. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, lãnh đạo Sở cũng tổng kết rút kinh nghiệm về những nội dung hạn chế trong công tác CCHC năm 2022 để năm 2023 đơn vị tiếp tục duy trì thứ hạng CCHC cao trong khối các sở, ngành.