Ngày 16/3/2026, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao đã chính thức ký ban hành Quyết định số 629/QĐ-BNG phê duyệt Đề án “Phân cấp thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự”. Đây được đánh giá là một bước đi quan trọng, không chỉ hiện thực hóa chủ trương “địa phương quyết – địa phương làm – địa phương chịu trách nhiệm” của Chính phủ mà còn là sự chuẩn bị chủ động của Việt Nam trước thềm gia nhập Công ước Apostille vào Quý III/2026.
Sự cần thiết từ thực tiễn và áp lực cải cách
Trong những năm qua, công tác chứng nhận lãnh sự (CNLS) và hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) tại Việt Nam chủ yếu tập trung tại hai đầu mối là Cục Lãnh sự (Hà Nội) và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Với khối lượng hồ sơ khổng lồ, ước tính từ 500.000 đến 600.000 hồ sơ mỗi năm, tình trạng quá tải tại các cơ quan trung ương là điều không thể tránh khỏi.
Đối với người dân và doanh nghiệp tại các tỉnh xa, việc phải di chuyển nhiều lần đến Hà Nội hoặc TP.HCM để giải quyết thủ tục gây ra sự lãng phí lớn về thời gian và chi phí. Trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh chuyển đổi số và tổ chức chính quyền địa phương theo mô hình hai cấp, việc duy trì cơ chế tập trung thẩm quyền tại trung ương đã không còn phù hợp với yêu cầu thực tiễn. Đặc biệt, khi Công ước Apostille có hiệu lực đối với Việt Nam, các địa phương cần được trao quyền cấp tem Apostille để giấy tờ của công dân có thể được sử dụng trực tiếp tại các quốc gia thành viên mà không cần qua nhiều khâu trung gian.
Mô hình phân cấp: Rõ thẩm quyền, rõ trách nhiệm
Căn cứ trên các quy định mới nhất của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025, Bộ Ngoại giao đã xác lập mô hình phân cấp minh bạch. Theo đó, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện phân cấp cho Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh; trên cơ sở đó, UBND cấp tỉnh thực hiện ủy quyền cho người đứng đầu Sở Ngoại vụ tổ chức thực hiện.
Đề án xác lập hai mức độ phân cấp cụ thể để phù hợp với năng lực của từng địa phương:
- Phân cấp Loại 1 (Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả): Đây là bước chuyển tiếp nhằm thay thế cơ chế ủy quyền trước đây. Các địa phương sẽ thực hiện hướng dẫn, kiểm tra sơ bộ hồ sơ, thu lệ phí và trả kết quả cho người dân, trong khi khâu ký duyệt vẫn do cơ quan trung ương thực hiện. Giai đoạn 1 (2026-2027) sẽ tập trung triển khai tại 09 địa phương có Sở Ngoại vụ chuyên trách và nhu cầu thực tế lớn như Hà Tĩnh, Lào Cai, Quảng Ninh, Đồng Nai....
- Phân cấp Loại 2 (Phân cấp toàn bộ thẩm quyền giải quyết): Đây là hình thức phân cấp đầy đủ nhất. UBND cấp tỉnh sẽ được trao toàn bộ thẩm quyền thẩm định tính xác thực của con dấu, chữ ký và trực tiếp ký duyệt chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự ngay tại địa phương.
Thí điểm tại 03 "đầu tàu" vùng: Hải Phòng, Đà Nẵng và Cần Thơ
Ba thành phố trực thuộc Trung ương gồm Hải Phòng, Đà Nẵng và Cần Thơ đã được lựa chọn để triển khai thí điểm phân cấp toàn bộ thẩm quyền (Loại 2). Đây là những địa phương có nhu cầu giải quyết hồ sơ rất lớn, tốc độ tăng trưởng nhanh và đã có nền tảng cơ sở hạ tầng, kỹ thuật sẵn sàng.
- Tại Hải Phòng: Thành phố đã sẵn sàng về hạ tầng và có đội ngũ cán bộ am hiểu nghiệp vụ đối ngoại. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất hiện nay là nguồn nhân lực do Sở Ngoại vụ Hải Phòng chưa có đủ số công chức theo định biên cũng như chưa có đủ số công chức để đáp ứng yêu cầu vận hành một quy trình nghiệp vụ lãnh sự độc lập. Thời gian tới, thành phố sẽ bổ sung nguồn lực cho Sở Ngoại vụ để triển khai nhiệm vụ.
- Tại Đà Nẵng: Với kinh nghiệm vận hành Trung tâm hành chính công hiện đại, Đà Nẵng rất chủ động trong việc nhận phân cấp. Dù vậy, địa phương cũng cần kiện toàn đội ngũ cán bộ vì phần lớn nhân sự tại Trung tâm dịch vụ đối ngoại hiện nay là viên chức, trong khi quy định bắt buộc cán bộ ký duyệt phải là công chức.
- Tại Cần Thơ: Là trung tâm của vùng Đồng bằng sông Cửu Long, Cần Thơ ghi nhận nhu cầu giải quyết hồ sơ tăng cao. Để hỗ trợ Cần Thơ trong giai đoạn đầu, Sở Ngoại vụ TP.HCM sẵn sàng cử cán bộ trực tiếp đến tập huấn và hỗ trợ nghiệp vụ trong 1-2 tháng đầu tiên.
Công nghệ và Bảo mật: "Lá chắn" phòng ngừa rủi ro
Việc đưa thẩm quyền ký duyệt về địa phương không tránh khỏi những rủi ro về tính pháp lý của văn bản hoặc nguy cơ sai sót nghiệp vụ do thiếu kinh nghiệm so với các cơ quan trung ương. Để kiểm soát vấn đề này, Bộ Ngoại giao đã thiết lập một "hệ sinh thái" kỹ thuật đồng bộ:
- Phần mềm nghiệp vụ dùng chung: Tất cả các địa phương được phân cấp sẽ sử dụng chung một hệ thống phần mềm do Bộ Ngoại giao quản lý. Hệ thống này cho phép giám sát trực tuyến theo thời gian thực toàn bộ quy trình từ tiếp nhận đến trả kết quả.
- Xác thực mã QR và định danh điện tử: Các bản chứng nhận lãnh sự sẽ được tích hợp mã QR, cho phép các cơ quan nước ngoài tra cứu, xác thực trực tuyến. Điều này giúp tăng cường sự tin cậy và minh bạch cho giấy tờ của Việt Nam trên trường quốc tế.
- Quản lý kho dữ liệu tập trung: Dữ liệu về mẫu con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền sẽ được cập nhật hàng ngày đảm bảo tiêu chí “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung” trên toàn hệ thống.
Nguồn lực đảm bảo và lộ trình thực hiện
Để triển khai Đề án, các địa phương được phân cấp toàn bộ thẩm quyền sẽ bố trí kinh phí cho Sở Ngoại vụ triển khai nhiệm vụ. Kinh phí này được sử dụng để đầu tư máy in tem chuyên dụng, máy scan cao cấp, hệ thống lưu điện (UPS) và các thiết bị an ninh như két sắt, camera giám sát phôi tem.
Về nhân sự, Đề án đặt ra tiêu chuẩn rất khắt khe: 100% cán bộ ký duyệt phải là công chức và phải trải qua khóa đào tạo, tập huấn chuyên sâu tại Cục Lãnh sự. Các địa phương quy mô trung bình cần bố trí ít nhất từ 7 đến 8 biên chế để vận hành độc lập các khâu: Tiếp nhận – Xử lý – Ký duyệt – Trả kết quả.
Lộ trình thực hiện cụ thể:
- Quý II/2026: Hoàn thành chuyển đổi cơ chế ủy quyền sang phân cấp loại 1 và bắt đầu thí điểm loại 2 tại 03 thành phố.
- Giai đoạn 2026 – 2027: Cục Lãnh sự trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ tại Hải Phòng, Đà Nẵng; Sở Ngoại vụ TP.HCM hỗ trợ Cần Thơ.
- Năm 2028: Tổng kết, đánh giá và từng bước nhân rộng mô hình phân cấp ra các tỉnh, thành phố khác trên cả nước.
Việc phân cấp thẩm quyền chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự là một cuộc cải cách thực chất, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ. Khi các "nút thắt" về địa lý và thủ tục được tháo gỡ, thời gian và chi phí xử lý hồ sơ kỳ vọng sẽ giảm tối thiểu 50%. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thể chế và hạ tầng kỹ thuật, thành phố Hải Phòng cùng các địa phương thí điểm đang đứng trước cơ hội lớn để nâng cao năng lực quản trị đối ngoại, góp phần khẳng định uy tín và khả năng hội nhập của Việt Nam trong kỷ nguyên số.