Trong các hoạt động chính thức, vị trí của người tham dự được sắp xếp đúng theo ngôi thứ chính thức.
Đối với các Trưởng cơ quan đại diện, ngôi thứ tham dự các sự kiện tuân thủ theo quy định lễ tân nước sở tại và thông lệ Đoàn Ngoại giao.Các nhà nước thường quy định trật tự ngôi thứ chính thức theo cấp bậc và căn cứ theo danh sách ngôi thứ cho nhà nước, các tổ chức, định chế công bố.Ở Mỹ, trình tự ngôi thứ được Nhà Trắng áp dụng trên cơ sở danh sách quy định thứ tự ngôi thứ của Vụ Lễ tân, được tuân thủ chặt chẽ trong những dịp khánh tiết quan trọng của Chính phủ.Đối với các Trưởng cơ quan đại diện, ngôi thứ tham dự các sự kiện tuân thủ theo quy định lễ tân nước sở tại và thông lệ Đoàn Ngoại giao.
Nguyên tắc bình đẳng giữa các nhà nước
Các nhà nước có chủ quyền đều bình đẳng với nhau. Cách sắp xếp phổ biến nhất là xếp chỗ theo thứ tự A đến Z chữ cái đầu tiên tên của các nước có đại diện.
Nguyên tắc tôn ti trật tự
Người trên trước người dưới.
Nguyên tắc ngôi thứ không ủy quyền
Nguyên tắc này có nghĩa là một người, khi đại diện một người khác thì không thể được đối xử như người mình đại diện.
Nguyên tắc nhường chỗ và nguyên tắc lịch sự với phụ nữ
Nguyên tắc nhường chỗ xảy ra khi một người được xếp ở vị trí quan trọng hơn nhường chỗ lại cho người có cấp bậc cao hơn được xếp ở vị trí thấp hơn.Theo thông lệ, chủ một buổi lễ hay bữa tiệc được xếp ở vị trí số 1, phía bên phải hay trước mặt chủ là vị khách có cấp bậc cao nhất. Thông lệ này có thể được điều chỉnh khi chủ tiếp người khách có cấp bậc cao hơn sẽ lịch sự nhường chỗ cho khách.Trên thực tế, khi một thị trưởng tiếp một người khách là Thủ tướng nước ngoài sẽ ngồi bên phải khách, hoặc khi tiếp một Thủ tướng nước ngoài có một Bộ trưởng tháp tùng sẽ để vị Thủ tướng ngồi giữa, bên phải là vị Bộ trưởng và bản thân ông ngồi bên trái Thủ tướng.Nguyên tắc lịch sự với phụ nữ: một trong những cử chỉ đẹp được biết đến nhiều nhất là nam giới thường lịch sự nhường chỗ cho nữ giới. Trong một
hoạt động chính thức, một quan chức cao cấp nhường chỗ khi người phụ nữ có cùng cấp bậc.Về mặt lễ tân, hai người không thể có cùng một chỗ nên người phụ nữ được ưu tiên. Đây là tiền lệ được thừa nhận hàng thế kỷ nay.
Nguyên tắc linh hoạt và có tiêu chíTuổi và thâm niên là hai tiêu chí tương tự nhau để xác lập ngôi thứ. Về tuổi, người nhiều tuổi xếp trên người ít tuổi. Về thâm niên, giữa hai người có cương vị như nhau, người có cương vị lâu hơn được ưu tiên.Nếu thâm niên như nhau, người nhiều tuổi được xếp trên. Người tiền nhiệm xếp sau người đương nhiệm, người giữ cương vị danh dự xếp sau người giữ chức vụ thực tế.
Nguyên tắc tôn trọng khách nước ngoàiThứ tự
lễ tân của những người thuộc đoàn khách nước ngoài của một nước do chính quyền nước đó xác định chứ không phải nước chủ nhà.Trong trường hợp thứ tự lễ tân của đoàn khách không rõ ràng, đoàn tự chỉ định thứ bậc của mỗi người. Chủ nhà cũng có thế tìm hiểu, tham khảo cơ quan đại diện của nước khách.
Mặt khác, cùng ngang hàng với nhau, khách nước ngoài đến thăm được xếp trên khách thuộc nước chủ nhà.
Nguyên tắc tôn trọng các cặp vợ chồng
Tại buổi lễ hay buổi biểu diễn, các cặp vợ chồng được xếp cạnh nhau theo cấp bậc của người giữ cương vị được mời trừ khi vợ hoặc chồng người được mời có ngôi thứ chính thức cao hơn.Trong bàn tiệc, các cặp vợ chồng thường được xếp tách nhau ra.Trong buổi tiệc chiêu đãi chính thức, chỗ ngồi của phu quân Trưởng cơ quan đại diện ngoại giao không được ưu tiên như phu nhân Trưởng cơ quan đại diện ngoại giao. Thông thường, người phu quân này được xếp sau viên chức của cơ quan đại diện sẽ làm Đại biện lâm thời khi Trưởng cơ quan đại diện ngoại giao vắng mặt.
II/ Linh hoạt khi áp dụng ngôi thứ xã giao
Bên cạnh ngôi thứ chính thức được áp dụng chặt chẽ trong các sự kiện, lễ nghi chính thức, tập quán công nhận một loại ngôi thứ khác là ngôi thứ xã giao.
Ngôi thứ xã giao không có tính chất bắt buộc và thường được áp dụng linh hoạt trong từng hoàn cảnh cụ thể, xuất phát từ tập quán ngoại giao, sự tôn kính đối với một số thành viên trong xã hội hay phép lịch sự xã giao trong cộng đồng.
Trong những sự kiện mà tính chất chính thức nổi bật, việc xếp chỗ theo ngôi thứ chính thức được ưu tiên thực hiện, sau đó tùy theo hoàn cảnh của sự kiện, ngôi thứ xã giao được xem xét áp dụng, đảm bảo không gây ra phản ứng tiêu cực của những người được xếp dưới so với vị trí họ có thể mong muốn.
Ví dụ, trong các buổi lễ chính thức, về nguyên tắc, các chức sắc tôn giáo xếp sau các quan chức dân sự.
Quy tắc này có thể được điều chỉnh, trong một số trường hợp, các chức sắc tôn giáo được sắp xếp các vị trí quan trọng cao hơn để thể hiện sự tôn trọng đối với họ.
Hoặc việc xếp chỗ cho những người có huân, huy chương, những nhân vật có uy tín, có tên tuổi nổi bật trong các lĩnh vực khoa học, kinh doanh, trong các hoạt động nhân đạo... được chú ý dành những ưu tiên nhất định.
