比利时国王和王后预计将于三月底至四月初对越南进行国事访问。访问期间，代表团将前往海防市。
1月12日，由比利时皇家礼仪委员会主任汤姆·德弗利斯豪尔（Tom De Vleeschauwer）率领的比利时先遣队对海防进行了考察。随行人员还包括比利时外交部代表、比利时皇家机构及对外贸易机构代表、比利时驻越南大使馆及Deep C工业园代表。
上午，先遣队对访问地点的基础设施进行了调研和检查。
当天下午，先遣队与海防市外事局就比利时国王和王后访问海防进行了工作会谈。双方共同讨论了详细的访问行程安排、交通方式以及礼宾、后勤、安全、医疗等工作要求。海防市外事局局长阮氏碧冬女士与代表团交流，并确认将在访问前和访问期间与比利时驻越南大使馆密切配合和支持。
1月14日上午，海防市外事局安排先遣队考察了吉美国际机场，并与北部机场港务代表及吉美国际机场代表进行了工作会谈。